Om du någonsin varit på en professionell konferens

Om du någonsin varit på en professionell konferens, så har du förmodligen fått en av dessa härliga små väskorna med godsaker som även kan kallas för konferens Väskor. Om du är en deltagare, verkar de enkla nog att få ihop – och är en utav dom fina förmåner man brukar få för att delta i en konferens. I allmänhet så är konferensväskor kassar eller ryggsäckar med namnet på konferensen tryckt på den och även de sponsrande organisationerna. Inuti hittar du allt material du behöver för konferensen, inklusive din namnlapp, ditt schema, vem som ska tala, info om större föreläsningar, konferensprogrammet och annat material som rör konferensen. Inuti hittar du även ett sortiment av reklamartiklar och material från olika sponsorer som har bidragit pengar till arrangörerna utav konferensen. Det verkar enkelt, men att dra ihop allt kan vara en av de mindre mirakulösa bedrifter som arrangörerna gör på en regelbunden för att konferenser ska gå i lås.

När det är din tur att hantera PR information om en konferens och en utav dina uppgifter är att beställa, organisera och förbereda konferensenväskor kommer du förstå att det som såg ut som en sådan enkel uppgift plötsligt kan verka oöverstigligt och komplex. Ta ett djupt andetag och slappna av. Det är inte så svårt som det ser ut. Här är en tidslinje för att se till att dina konferenväskor är redo att delas ut när konferensen startar.

6-8 månader före konferensen

Bestäm vilka sponsorer som kommer att få sin logga placerad på konferensenpåsen. Det är vanligt att den högsta nivån utav sponsorer av konferensen får ha logotyper på framträdande plats på utsidan av konferensenpåsen.

Det är också dags att värva material som ska ingå i dina konferensenspåsar. Företag kan betala för privilegiet att även ha reklammaterial i din påse och program.

 3 månader innan konferensen

Få det grafiska för konferensenpåsarnas logotyper från sponsorer. Få klar logotypen för konferensen för utsidan av konferensenväskorna.

När du har logotypen i handen och en preliminär design för konferensenväskans omslag kan du börja titta på priser och mönster. Att känna till din budget och antalet deltagande i konferenser hjälper dig att begränsa dina val.

Om din organisation har gjort affärer eller har en pågående relation med en PR producent, kommer ditt jobb att bli lättare. Du kanske fortfarande tycker att det är värdefullt att få offerter från ett eller två andra leverantörer innan ett slutgiltigt beslut.

2 månader före konferensen

Säkra slutgiltigt godkännande för konferensenpåsens design baserad på överensstämmelser med PR leverantören och levererade logotyper. Beroende på företaget kan detta krävs slutligt godkännande från de stora sponsorerna också, eftersom det är deras bild som kommer att visas på konferensenpåsen.

Kontakt Sponsorer för att få in bidrag för att ingå i konferensenpåsen. Förbered en lista över alla objekt som ska ingå i konferensenpåsen. Detta är också ett bra tillfälle att beställa övrigt material och reklamartiklar som du kan behöva för din konferens.

För att konferensenpåsarna ska levereras i tid prata med din leverantör. Ange leverans 1-2 veckor före konferensendagen.

Om din budget tillåter, kontakta en firma för att fylla upppåsarna med konferensen material och give-aways. Om detta inte är möjligt, börja planera en start för att fylla konferenspåsarna.

1 månad före konferensen

Slutföra listan över vilka som är klara för konferensenpåsarna. Kontakta någon sponsorer som ännu inte levererats sina reklammaterial och vidta åtgärder för att få dem levererade inom en vecka.

Tre veckor innan konferensen

Beroende på storleken av konferensen, organisera en dag när ni fyller påsarna. För en liten konferens kan du kanske hantera allt själv. För en större konferens, behöver du definitivt hjälp. Detta kan göras under de två till tre veckor fram till den dag konferens är om du har en plats att lagra de fyllda påsarna.

Kvällen före konferensen

Ordna fyllda påsar vid konferensbord och ta ett djupt andetag. Du gjorde det!

Vår senaste konferens som blev en succé hade vi på Körunda utanför Stockholm, personalen här var guld värda och vi återkommer gärna!

Konferenshotellen i Stockholm som gör en nöjd

För och främst måste jag säga att jag egentligen inte är ett stort fan av Quality Hotels som helhet, men det finns vissa som lyckas riktigt bra. Det första av dem är Quality Hotel Winn Haninge som gjort mig och andra kollegor så nöjda – så många gånger! Jag måste också nämna hotell Prince Philip … Continue reading

Konferens på nordic Light

Hotellet har 15 mötesrum varav 5 grupprum med kapacitet för 6-40 personer och 4 eventmiljöer med kapacitet för 50-250 gäster minglandes. Från Nordic Light Hotels stilrena mötesvåning kan du blicka ut över Stockholms takåsar. Här finns rum för olika syften – från kreativa workshops, till styrelsemöten och utbildningar. På tioende våningen, med spektakulär utsikt över Stockholm finns … Continue reading

Clarion Hotel Bryggen

Utomhus bad med spektakulär utsikt över Tromsö. Clarion Hotel Bryggen ger dig möjligheten att uppleva Tromsö på nära håll. Hotellets centrala läge gör det perfekt som utgångspunkt för att utforska vad Tromsö har att erbjuda. Här hittar du ett spännande kultur och nöjesliv. Vill du ta en tur ut på havet ligger båtarna vid kajen … Continue reading

Konferens i Arendal

Clarion Hotel Tyholmen har sju konferenslokaler som rymmer allt ifrån 12 till 300 personer. Clarion Hotel Tyholmen är byggt för att kunna arrangera effektiva och kreativa konferenser anpassat efter dina behov. Här hjälper de dig med konferenser, kurser, kickoffer, julbor eller andra event. De kan erbjuda vackra moderna lokaler med stadens bästa utsikt. Alla rummen … Continue reading

Mötesplatser

För kortare möten är restauranger och kaféer två andra populära alternativ för affärsmän och -kvinnor. Att samtala över en bit mat gör att mötet känns mer avslappnat. Restauranger är en informell miljö vilket gör att företagare kan lära känna sina kunder på ett annat plan. Det är även en trevlig plats att fira på när … Continue reading

Har IT påverkat våra föreställningar om konferens

Innan teknologins genomslag genomfördes många mindre möten och konferenser. På den tiden gick det inte att mötas många på samma gång utan att träffas personligen. Alla beslut för ett uppdrag var tvungna att tas personligen om det var fler än två personer involverade. Under de senaste årtiondena har sättet vi håller konferenser på ändrats enormt … Continue reading

Royal Christiania, Oslo

Clarion Hotel Royal Christiania är det perfekta stället att hålla en på konferens i den norska storstaden Oslo, med ett av de största kongresscentret i Oslo innanför murarna. 21 mötesrum i alla storlekar för upp till 450 personer i Stora Salen. Den stora Atrium Restaurangen erbjuder en utsökt val till frukost, den utsökta lunchbuffén för … Continue reading

Oslo

Kongressenter Oslo Kongressenter är ett modernt kongress-center med kapacitet för 8-1400 personer. Centret erbjuder över 20 lokaler i olika storlekar, 2 restauranter, 750 kvm stor utställingsyta i foajén, garderob med kapacitet för upp till 1400 plagg och kan erbjuda de mest krävande tekniska arrangemang. Scandic Scandic Oslo Airport kan ordna möten och konferenser för upp … Continue reading

Clarion Hotel Sign i Stockholm

Vill du hålla en konferens i Stockholm centrum så är det självklara valet Clarion Hotel Sign. Här finns en kapacitet för över 1200 personer och mängder av mötesrum. Dessutom är det en upplevelse att vara på just Clarion Hotel Sign. Detta hotellet är nämligen klassat som världens bästa Clarion hotell år 2010. Clarion Hotel Sign … Continue reading