Arrangera en presskonferens

Vad är en presskonferens?

Du och dina gruppmedlemmar har förmodligen sett dem på tv före eller efter en större lokal eller nationell händelse,. På kvällsnyheterna finns en kort tv-klipp av en högtalare som omges av en skara reportrar ställa frågor. Så kan du vet vad presskonferenser ser ut i allmänhet.

Men vad är egentligen en presskonferens? En presskonferens är ett verktyg för att generera nyheter – särskilt hårda nyheter som kan föra fram frågan om din organisation. Hård nyheter definieras som en berättelse i tryck eller elektroniska media som är i rätt tid, betydande, framstående, och relevant.

Föreställ dig en flock journalister som kommer till en händelse som du har organiserat. Detta kan vara spännande grejer, och en viktig möjlighet för din organisation. Om du aldrig har gjort det förut, kan hålla en presskonferens vara skrämmande, även skrämmande. Men materialet i detta avsnitt kommer att guida dig genom processen, och du kommer att se att det är inte så svårt.
Varför ska du hålla en presskonferens?

Pressmeddelanden, intervjuer och informella mediekontakter är utmärkta sätt att få ut ditt budskap. De är bröd och smör av dina medierelationer, och ofta av hela din uppsökande insats. En presskonferens är ytterligare mediateknik, för speciella tillfällen, när du verkligen vill göra ett intryck. Mer specifikt, varför hålla en presskonferens? eftersom:

Du kan ge mer information än i ett pressmeddelande.
En presskonferens är interaktiv; Du kan svara på frågor från pressen, och betona poäng du kanske inte skulle ha en chans att göra.
Du kan annonsera en viktig utveckling, och förklara dess betydande lokala och omfattande konsekvenser.
Du kan ange posten raka om din grupp fått negativ publicitet.
Du kan ofta generera den typ av meddelande eller publicitet – en plats på 06:00 TV-nyheterna, till exempel – som du annars skulle behöva betala en stor summa för.
När representanter många medier är närvarande, gör det din konferens verkar riktigt nyhetsvärde – förekomst mediat själv lägger till vikten.
En lyckad presskonferens kan inte bara generera nyheter, men kan också stärka moralen hos din egen grupp – det vill säga, kan din grupp är stolta över att veta att pressen verkligen kommer att visa sig att höra vad ni har att säga.

När ska du hålla en presskonferens?

Du och din organisation kan hålla en presskonferens när det finns en händelse din organisation vill informera samhället om. Men i vissa fall, kommer du vill hålla en presskonferens för snabb bryta nyheter. Till exempel, om en utbildning finansiering proposition infördes i delstatsparlamentet, kanske du vill sammankalla en presskonferens att samma morgon att reagera på lagförslaget konsekvenser. Detta kommer att lämna lite tid för arbetade förberedelser – du ska bara ringa pressen vid ett par timmars varsel.

Kom ihåg att du inte vill hålla en presskonferens för ofta. Det är en speciell händelse, och bör behandlas som sådana. Men här är några fall när en presskonferens kan vara en bra idé:

När händelsen innefattar en framstående individ till vilken media bör ha tillgång.
När du har betydande meddelanden att göra, till exempel en kampanj uppstart eller en lobbyseger.
När det finns en nödsituation eller kris centrerad kring din grupp eller de frågor den behandlar.
När ett antal grupper deltar i en åtgärd, och visa stöd kommer att betona att denna åtgärd är nyheter.
När du vill reagera på en relaterad händelse; till exempel när en nationell rapport relevant för din fråga släpps.

Hur gör du håller en presskonferens?

Innan presskonferensen:

Som vi har diskuterat, kan du behöva schemalägga en presskonferens på kort varsel. Om du inte har ledtid, men kommer du och din grupp vill börja planera minst en vecka eller två innan presskonferensen är att äga rum. Följande steg bör hjälpa dig att planera din presskonferens:
Definiera meddelandet.

Definiera nyckel meddelande (n) som du och din grupp försöker få ut till samhället. Ditt mål kan vara att införa eller belysa problemet, att tillkännage ett nytt program eller en händelse, för att reagera på en nyhet eller en kritik av eller angrepp på din insats, eller att fästa uppmärksamheten på en ära eller tilldela din insats har förtjänat. Oavsett meddelandet bör det sammanfattas i klara 3-5 nyckelpunkter till pressen. Om ett datum, en tid, en adress eller telefonnummer eller annan specifik information är en del av budskapet – om syftet med presskonferensen är att meddela en kommande händelse, till exempel – se till att ge det mer än en gång, och att ha det visas tydligt i din presskit (se # 7 nedan.) Dubbel- eller trippelkolla sådan information för att se till att du har det rätt, både i tal och i tryck.
Schema datum och tid.

Du och din grupp kommer att behöva bestämma ett datum och tid för presskonferensen, och se till att det inte strider mot andra evenemang press eller tidsfrister medie. Ett sätt att ta reda på detta är att kolla med de lokala medierna och nyhetsbyråer, som kommer att veta om din presskonferens konflikt med en annan. Här är några andra tips för schemaläggning din presskonferens:

Tisdagar, onsdagar och torsdagar är de bästa dagarna för presskonferenser, eftersom de anses vara långsammare nyhetsdagar. Försök att ha din presskonferens på en av dessa dagar, om det alls är möjligt.
Den bästa tiden att planera din presskonferens är 10:00 till 11:00, för att säkerställa maximal täckning av media. Om du schemalägga det senare, riskerar du att missa eftermiddagen papper eller kvällsnyheterna.
Kom ihåg att du konkurrerar med alla andra nyheter för dagen; så bli inte alltför orolig om alla inte dyker upp.

Plocka webbplatsen.

Se till att du väljer en plats för presskonferensen som har tillräcklig parkering och inte är för långt bort för reportrar att resa. Också välja en webbplats som ger visuella intresse och relation till varje ämne – till exempel state capitol byggnad, stad tingshuset, eller en lokal klinik eller annan plats där de aktiviteter du pratar om faktiskt pågår. Andra överväganden inkluderar plocka en plats relativt fritt från höga nivåer av bakgrundsljud (t.ex. trafik, telefoner, flygplan), och en som har tillräckliga eluttag och förlängningssladdar för belysning etc.
Välj och träna dina deltagare.

I detta skede av din planeringsprocess, du förmodligen inte kommer att vilja ha bara någon från din grupp att delta i presskonferensen. Du kommer att vilja dina deltagare ska vara kunniga och formulera om frågan. De bör kunna hantera pressen ifrågasättande och granskning samt. Personer med hög trovärdighet, exempelvis lokala politiker, kan chefen för ett lokalt hälsofrämjande organisation, eller en läkare gör effektivt talesmän. Förstahands vittnesmål från människor från berörs av frågan samfundet kan vara extremt kraftfull och övertygande.

Här är några tips för deltagarna:

Var tydlig och kortfattad – undvik att använda jargong, retorik, eller provocerande språk, och kväva “ums” och “AHS.” Du vill uppmärksamma frågan, inte distrahera publiken med dina ord.
Antag publiken är intelligent – undviker klingande nedlåtande.
Inte fiol med eller kopplings något – det är störande och gör att du verkar nervös.
Utseende räknar – Deltagarna bör vara klädd snyggt och lämpligt för tillfället.
Tala alltid sanning. Om du inte vet svaret på en fråga, säger så. Överdriv inte eller ge siffror som inte backas upp av bevis, och inte ange yttranden som faktiskt eller göra avgifter som inte kan bevisas.

Förutom de press konferensdeltagarna, måste du hitta en moderator som har erfarenhet med pressen och frågan. Han eller hon kommer att ansvara för sammankallande av presskonferensen genom att införa frågan och deltagare. Moderatorn besvarar också frågor eller styr dem till lämpliga deltagare.

Om du och din grupp är ny på detta, kanske du vill delta minst en annan presskonferens för att få en känsla för vad de är som. Även om du är mycket erfarna inom detta område, kan det vara en bra idé att genomföra en generalrepetition. Högtalare bör ha manus att memorera de 3-5 viktigaste punkterna, och att se till att tala längre än 3-5 minuter vardera. Ett genrep är till stor hjälp i utbildning av nya deltagare, och ett bra tillfälle att försöka förutse tuffa eller fientliga frågor. Ha någon från din gruppspel djävulens advokat och se hur deltagarna reagerar.

Till exempel kan en lämplig reaktion på en tuff eller missriktad frågan vara: “Det är en bra fråga, men det är inte inom ramen för denna presskonferens. Vårt fokus idag ligger på …” Om frågan är legitim, men du don ‘t vet svaret på det, det är okej att uppmana någon annan från din grupp som kanske vet, eller kolla in svaret och komma tillbaka till den reporter senare.
Kontakta media.

Det första steget i att kontakta media är att skapa en heltäckande e-postlista för uppdrags redaktörer på TV-stationer, nyhetschefer på radiostationer och vid stora tidningar, och redaktörer på veckotidningar. Du kanske även vill inkludera nyhetsbyråer (AP, UPI). Andra kommer du vill se till att inkludera på din lista är reportrar du har arbetat med tidigare, kontakter i media som du kan ha, och reportrar som kan ha omfattas frågan under de senaste månaderna.

Om din organisation har haft tillfälle att arbeta med media innan, bör du ha personliga kontakter med ett antal mediafolk. Om du inte har gjort dessa kontakter, är detta ett bra tillfälle att börja. Medierna är inte saker – de är gjorda av människor som gör sina jobb. Om du kan göra mänsklig kontakt med dessa folks, och speciellt om du kan göra deras jobb lättare, de ska återgälda tjänsten.

Du kommer också vill ha en press rådgivande förberedd och skickas cirka en vecka i förväg för att informera media om presskonferensen. En press rådgivande liknar ett pressmeddelande, med skillnaden att pressbulletiner kan användas för bakgrundsinformation till dina mediekontakter. Formatet är i grunden densamma som den för en pressmeddelandet. För ett exempel på en press rådgivande, se avsnitt Verktyg.
Följ upp med media.

När du och din grupp har postade pressbulletiner till media, kommer du vill följa upp ditt press rådgivande med telefonkontakt med de stora medierna. Ge ditt press rådgivande tre dagar att komma fram, sedan börja din telefonuppföljningar med de människor du skickade din press rådgivande till (om de säger att de aldrig fick en, erbjuda sig att ta med eller FAX en till dem). Också följa upp en andra gång på morgonen av presskonferensen.
Utveckla ett presskit.

En press kit är en mapp med information för att ge reportrar bakgrundsinformation om ditt problem eller programmet. Pressmaterial är mycket användbara, om din grupp har råd. Om ett presskit är bortom din budget, kommer en press rådgivande gör. Din presskit ska innehålla följande:

En lista över presskonferensdeltagare.
Ett pressmeddelande, vilket bör ange ditt grupps ståndpunkt i frågan, höjdpunkterna i presskonferensen, och några citat från deltagare (för mer, se Förbereda pressmeddelanden).
Bakgrundsinformation om problemet (dvs, statistik, historisk bakgrund, fallbeskrivningar, eller särtryck av nyhetsartiklar).
Några svartvita blanka fotografier (action bilder är mest intressant).
Kort (mindre än en sida) biografier deltagare.
Relaterade nyheter från prestigefyllda nationella publikationer (t.ex. New York Times, Wall Street Journal, etc.).

Att sätta satsen tillsammans: Pressmeddelandet går i den högra sidan av mappen, och annan information går i vänster sida av mappen.
Förbered rummet.

. Det finns ett antal saker du kan göra för att förbereda rummet du håller presskonferens i Här är några tips:

Kontrollera placering av eluttag för mikrofoner och lampor.
Ställ upp rummet med ett bord tillräckligt länge för att ge plats alla dina talesmän, med namnskyltar.
Ge tillräckligt med sittplatser i rummet för reportrar, och tillräckligt med utrymme för stödutrustning (t.ex. kameror, mikrofon).
Visa grafik som en bakgrund till din högtalare bord: diagram, affischer, mm
Ha en inloggnings pad för närvarande.
Ge ett podium för moderatorn, kanske med organisationens logotyp på den.
Ha kaffe, te, vatten, och alla andra förfriskningar inrättats.

På presskonferensen:

När den stora dagen äntligen kommer, det finns ett antal saker som du och din grupp kan göra för att hjälpa din presskonferens löpa så smidigt som möjligt. Vi kommer att gå igenom dessa steg för steg:

Välkommen medlemmar av pressen när de anländer.
Har medlemmar av pressen logga in med sin tillhörighet, och ge var och en av dem ett presskit.
Seat press konferensdeltagarna bakom bordet inför de sittande reportrar.
Kolla skylten i dynan för att se vilka medier är representerade. Du kanske också vill göra en personlig kontakt med stora medieföreträdare före eller efter presskonferensen.
Börja ungefär i tid – senast 5 minuter efter utsatt tid.
Tape registrera händelsen, för dina egna skivor, och för eventuell medieanvändning.
Har moderatorn välkomnar pressen, och införa frågan och deltagare.
Varje deltagare ska presentera i högst 3-5 minuter, vilket gör hans / hennes 3-5 nyckelpunkter.
Efter alla presentationer, bör moderatorn underhålla några frågor från pressen, och direkta frågor till lämpliga deltagare.
Efter ca 45 minuter, ta med den formella konferensen till ett slut. Tacka deltagarna för att presentera, och media för att delta. I många fall kanske du vill uppmuntra medierna att stanna för ytterligare informella samtal med deltagarna.

Efter presskonferensen

I den mån du kan, gör personlig kontakt med representanter åtminstone av de stora medier representerade. I en liten stad, kan detta innebära en eller två personer; i en storstad, kan det finnas 20 eller mer. Om du kan ha en kort, trevlig konversation med dessa folks och göra ett gott intryck, kommer de ihåg dig när de behöver information eller en berättelse om ditt problem, och de ska reagera när du kontaktar dem.

Genom att titta igenom din närvarolistan, bör du kunna avgöra vilka stora medierna inte var representerade. Inte alla kan komma fram, som din konferens kan preempted av några sena heta nyheter på annat håll. Du kanske vill lämna leverera ett pressmeddelande och presspaket till dessa människor, skicka ett band foder eller, försöka boka en intervju med en reporter och en av press konferensdeltagarna.

Du kan också se presskonferensen med andra från din organisation som deltog. Vad gick bra? Vad skulle du ha gjort bättre? Och hur kommer du att förbättra nästa presskonferens du håller?

Om du någonsin varit på en professionell konferens

Om du någonsin varit på en professionell konferens, så har du förmodligen fått en av dessa härliga små väskorna med godsaker som även kan kallas för konferens Väskor. Om du är en deltagare, verkar de enkla nog att få ihop – och är en utav dom fina förmåner man brukar få för att delta i … Continue reading

Konferenshotellen i Stockholm som gör en nöjd

För och främst måste jag säga att jag egentligen inte är ett stort fan av Quality Hotels som helhet, men det finns vissa som lyckas riktigt bra. Det första av dem är Quality Hotel Winn Haninge som gjort mig och andra kollegor så nöjda – så många gånger! Jag måste också nämna hotell Prince Philip … Continue reading

Konferens på nordic Light

Hotellet har 15 mötesrum varav 5 grupprum med kapacitet för 6-40 personer och 4 eventmiljöer med kapacitet för 50-250 gäster minglandes. Från Nordic Light Hotels stilrena mötesvåning kan du blicka ut över Stockholms takåsar. Här finns rum för olika syften – från kreativa workshops, till styrelsemöten och utbildningar. På tioende våningen, med spektakulär utsikt över Stockholm finns … Continue reading

Clarion Hotel Bryggen

Utomhus bad med spektakulär utsikt över Tromsö. Clarion Hotel Bryggen ger dig möjligheten att uppleva Tromsö på nära håll. Hotellets centrala läge gör det perfekt som utgångspunkt för att utforska vad Tromsö har att erbjuda. Här hittar du ett spännande kultur och nöjesliv. Vill du ta en tur ut på havet ligger båtarna vid kajen … Continue reading

Konferens i Arendal

Clarion Hotel Tyholmen har sju konferenslokaler som rymmer allt ifrån 12 till 300 personer. Clarion Hotel Tyholmen är byggt för att kunna arrangera effektiva och kreativa konferenser anpassat efter dina behov. Här hjälper de dig med konferenser, kurser, kickoffer, julbor eller andra event. De kan erbjuda vackra moderna lokaler med stadens bästa utsikt. Alla rummen … Continue reading

Mötesplatser

För kortare möten är restauranger och kaféer två andra populära alternativ för affärsmän och -kvinnor. Att samtala över en bit mat gör att mötet känns mer avslappnat. Restauranger är en informell miljö vilket gör att företagare kan lära känna sina kunder på ett annat plan. Det är även en trevlig plats att fira på när … Continue reading

Har IT påverkat våra föreställningar om konferens

Innan teknologins genomslag genomfördes många mindre möten och konferenser. På den tiden gick det inte att mötas många på samma gång utan att träffas personligen. Alla beslut för ett uppdrag var tvungna att tas personligen om det var fler än två personer involverade. Under de senaste årtiondena har sättet vi håller konferenser på ändrats enormt … Continue reading

Royal Christiania, Oslo

Clarion Hotel Royal Christiania är det perfekta stället att hålla en på konferens i den norska storstaden Oslo, med ett av de största kongresscentret i Oslo innanför murarna. 21 mötesrum i alla storlekar för upp till 450 personer i Stora Salen. Den stora Atrium Restaurangen erbjuder en utsökt val till frukost, den utsökta lunchbuffén för … Continue reading

Oslo

Kongressenter Oslo Kongressenter är ett modernt kongress-center med kapacitet för 8-1400 personer. Centret erbjuder över 20 lokaler i olika storlekar, 2 restauranter, 750 kvm stor utställingsyta i foajén, garderob med kapacitet för upp till 1400 plagg och kan erbjuda de mest krävande tekniska arrangemang. Scandic Scandic Oslo Airport kan ordna möten och konferenser för upp … Continue reading